Afin de prouver l’authenticité d’un acte ou d’un document spécifique, le recours à la législation est impératif. En effet, les entités publiques et privées demandent, dans la plupart des cas, des pièces justificatives. De ce fait, les autorités mettent à disposition du grand public deux solutions, dont la légalisation et l’apostille. Cet article se concentrera surtout sur la deuxième alternative ou entre autres, l’apostille.
En quoi est-ce que l’apostille consiste-t-elle ?
Etablie suite à la Convention de la Haye du 5 Octobre 1961, l’apostille est une démarche consistant à confirmer l’authenticité d’une signature, d’un timbre ainsi que d’un sceau à travers un acte public.
L’apostille, pour une simplification des procédures d’authentification
L’entente relative à la mise en place de l’apostille a été signée par plusieurs pays dans le but de faciliter les procédures d’authentification de documents. Un cachet unique est dans ce cas utilisé par tous les signataires.
La ratification de cette convention par la France a eu lieu le 22 Janvier 1965. La majorité des pays Européens ont signé cet accord. L’apostille ne peut être effectuée au sein d’un pays n’ayant pas adhéré la convention.
La mise en place de l’apostille a permis la suppression de l’exigence de la légalisation des divers actes publics étrangers. Elle est, d’une manière générale, appliquée sur l’acte original ainsi que la traduction assermentée.
Les valeurs de l’apostille
Il est important d’apporter une certaine précision sur le fait que l’apostille atteste seulement l’authenticité d’une signature de documents en provenance d’une autorité. Ces documents en question sont destinés à être utilisés à l’étranger pour des procédures spécifiques ou lorsqu’on voyage.
En d’autres termes, ce type de légalisation affirme uniquement que l’émargement est vrai et permet en outre d’approuver la fonction de l’autorité ayant signé.
Elle ne valide en aucun cas la conformité du contenu des actes publics. Cette démarche ne peut, de ce fait, servir pour confirmer si les informations dans les documents sont réellement exactes.
Pour que l’apostille d’un acte puisse avoir lieu, il est nécessaire que celui-ci comporte trois principaux éléments. Il doit contenir la signature de l’entité étant à l’origine du document en question. Les informations concernant le signataire, dont principalement son nom et sa qualité, sont également à y préciser. Le sceau officiel est, en outre, à mentionner dans l’acte.
Quels sont les documents pouvant faire l’objet d’une demande d’apostille ?
Deux grandes variétés de documents peuvent être soumises à une procédure d’apostille : ceux de type juridiques et commerciaux.
Les pièces juridiques
Le caractère authentique des signatures dans les documents publics d’état civil comme les actes de naissance, de mariage, qui sont nécessaires pour un voyage à l’étranger, peut être validé par l’apostille.
Il en est également de même pour les actes judiciaires dont principalement les jugements et l’extrait du casier judiciaire, requis dans de nombreuses procédures administratives. Les actes notariés peuvent aussi faire l’objet d’une telle démarche.
Pour ceux et celles ayant besoin de confirmer la conformité des émargements dans les actes sous seing privés, une demande d’apostille est à faire auprès des autorités compétentes. Il peut s’agir d’un contrat, d’une lettre de recommandation, d’un certificat relatif à un hébergement, d’une procuration.
Les pièces administratives telles que le diplôme, le bilan sont concernées par une démarche spécifique d’apostille.
Il est en outre possible d’authentifier les signatures des documents d’exclusivité, des autorisations relatives à la mise sur marché, des actes de bonnes pratiques de confection, par apostille.
Les documents à caractère commercial
Les entités professionnelles ont également recours à des processus d’apostille pour l’authentification des signatures dans les différents documents commerciaux.
La facture commerciale et le pro-forma sont les principales pièces commerciales étant souvent soumises à une apostille. Tel est le cas des appels d’offres concernant des travaux spécifiques. Il est également à citer les certificats prouvant la qualité des produits proposés par l’entreprise tels que le certificat sanitaire, le document de non radioactivité,…
Concernant les opérations d’échanges de marchandises au niveau régional et international, il existe de nombreux documents pouvant être apostillés auprès des autorités. Il est à citer le certificat lié à l’origine des produits, les attestations de transport, les bons de chargement, la liste de colisage.
La légalisation et l’apostille, deux démarches identiques
Effectivement, la légalisation et l’apostille consiste toutes les deux à authentifier des documents publics. La légalisation permet également de valider la conformité des émargements, du nom et du sceau de l’autorité signataire.
Le choix entre ces deux alternatives se fait en fonction de la nature de l’acte, du pays et de l’administration auxquels envoyer le document. Certains documents officiels peuvent ne pas être authentifiés par légalisation tandis que d’autres sont à soumettre à un processus d’apostille.
Tel le cas de l’apostille, la légalisation ne tient aucunement compte des contenus des actes publics à authentifier. Cette procédure est appliquée par les pays n’ayant pas signé la Convention de la Haye en 1961.
Comment procéder à une demande d’apostille en ligne ?
Comme il a été précisé précédemment, la demande d’apostille est à soumettre aux autorités compétentes. En outre, il est actuellement possible de mener une procédure en ligne.
Les points à essentiellement savoir en matière de demande d’apostille
Les procédures de demande d’apostille sont à réaliser auprès de la cour d’appel du département auquel dépend l’intéressé. En d’autres termes, l’apostille est obtenue au sein de la cour d’appel du pays d’émission du document en question.
Les entités en charge de l’apostille n’appliquent le cachet qu’à travers des documents originaux, des pièces ayant été certifiées conformes et provenant d’une juridiction ou une autorité publique, des actes de type privé ayant été déclarés officiellement.
La délivrance de l’apostille se fait, d’une manière générale, en cinq documents tandis qu’au-delà de ce chiffre, les actes se trouvent au service précisant une date de disponibilité.
Pour le cas de la France, il est fréquent que des documents d’origine étrangère utiles pour une démarche dans le pays doivent être authentifiés. Tel est par exemple le cas de la demande de nationalité Française. Dans une telle situation, la demande se fait auprès de l’ambassade ou également du consulat Français se trouvant dans le pays qui émet l’acte public. Il est à savoir que le document doit être pré-légalisé par l’autorité compétente dans le pays émetteur.
Il est en outre à noter que les documents d’une ambassade ou un consulat étrangers étant établis sur le territoire Français peuvent être authentifiés par le ministère des affaires étrangères en France.
Procédure de demande d’apostille en ligne
Depuis quelques années, il est devenu possible de procéder à une demande d’apostille en ligne. Cette solution permet d’éviter de perdre du temps et de ne pas avoir à faire face aux diverses contraintes.
Il existe actuellement des plateformes ayant reçu une agrémentation des autorités en matière d’authentification de documents officiels, pour le compte des particuliers et des professionnels.
A cet effet, il faudrait que l’intéressé remplisse un formulaire en ligne. Il est tenu à communiquer des informations lui concernant : nom, prénoms, contacts,… Il procède après cela à la commande d’apostille. La procédure suivante consiste à transmettre le dossier, dont la signature est à authentifier. L’entité passe par la suite à la vérification et le traitement des diverses démarches auprès des autorités compétentes. La dernière étape consiste à la réception de la commande, qui se fait généralement de façon sécurisée.
Conclusion
L’apostille est une procédure d’authentification des signatures dans les actes publics. La démarche peut se faire d’une manière dématérialisée pour ceux ne pouvant pas se rendre auprès des autorités compétentes.